Kota Tangerang – Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Tangerang terus mendorong seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk tertib administrasi melalui pemanfaatan DMS (Document Management System) yang telah terintegrasi dengan SIASN.
DMS-SIASN merupakan layanan kepegawaian digital untuk mengelola arsip manajemen ASN secara terstruktur dan terpusat. Sistem ini dirancang agar dokumen kepegawaian lebih efisien, aman, mudah ditemukan kembali, serta mendukung kelancaran berbagai layanan kepegawaian.
Kepala BKPSDM Kota Tangerang, Jatmiko, menjelaskan bahwa keberadaan DMS sangat penting dalam menunjang tata kelola kepegawaian yang akuntabel dan modern.
“DMS ini menjadi instrumen penting dalam memastikan seluruh arsip ASN terdokumentasi dengan baik dan terintegrasi dengan SIASN. Dengan pengelolaan arsip yang tertib, proses layanan seperti kenaikan pangkat, mutasi hingga pensiun dapat berjalan lebih lancar,” ujar Jatmiko, Jumat (272/2026).
Ia menambahkan, skor arsip menjadi indikator kelengkapan dokumen ASN. Skor tersebut berpengaruh terhadap kelancaran layanan administrasi kepegawaian serta membantu ASN mempersiapkan dokumen sejak dini agar tidak mengalami kendala saat mengusulkan layanan.
Adapun jenis arsip dalam DMS mengacu pada SE BKN Nomor 11 Tahun 2025, yang terdiri dari Arsip Utama dan Arsip Kondisional. Arsip Utama meliputi dokumen dasar seperti daftar riwayat hidup, D2NIP/Pertek NIP, SK CPNS dan SPMT CPNS, SK PNS, riwayat pendidikan, riwayat pangkat/golongan, riwayat jabatan hingga riwayat diklat.
Sementara itu, Arsip Kondisional mencakup dokumen tertentu sesuai kondisi ASN, seperti riwayat pindah instansi, SK CLTN, riwayat PMK, penghargaan, angka kredit, penilaian kinerja hingga riwayat pemberhentian.
Dalam mekanisme penilaian, Arsip Utama memiliki bobot maksimal 90 dan Arsip Kondisional maksimal 10. Apabila tidak terdapat Arsip Kondisional, maka skor Arsip Utama otomatis menjadi 100. Namun, jika terdapat Arsip Kondisional, maka bobot Arsip Utama tetap 90 dan Arsip Kondisional 10 yang dibagi rata sesuai jumlah dokumen kondisional yang dimiliki.
“Karena itu, kami mengimbau seluruh ASN untuk segera memastikan kelengkapan arsipnya di DMS. Semakin lengkap arsip yang diunggah, semakin optimal skor yang diperoleh dan semakin mudah proses layanan kepegawaian ke depannya,” tegas Jatmiko.
BKPSDM Kota Tangerang berharap melalui optimalisasi DMS, tata kelola kepegawaian di lingkungan Pemerintah Kota Tangerang semakin transparan, akurat dan berbasis digital.(zher)
