Berkomitmen menjalankan disiplin kearsipan, Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Banten mengikuti Bimbingan Pengawasan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang dilakukan secara daring oleh Sekretariat Jenderal Kemenkumham RI, Rabu (17/03).
Guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan nasional berjalan secara optimal, dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Dengan narasumber Kepala Sub Bagian Pengelolaan Arsip Inaktif, Emon A Kohar serta Arsiparis Biro Umum Sekretariat Jenderal Andri Budi Satriaji dan Dedy Syahputra memaparkan tentang pengawasan Kearsiapan.
“Pengawasan kearsipan adalah kegiatan yang dilakukan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaran kearsipan,” Jelas Arsiparis Biro Umum Dedy Syahputra.
Dijelaskan pula tahapan pelaksanaan pengawasan kearsipan. Tahap pertama adalah melakukan audit pemeriksaan arsip yang berupa penciptaan arsip apakah sudah sesuai dengan tata naskah dinas yang diberlakukan di lingkungan kementerian hukum dan HAM.
”Setiap naskah dinas yang tercipta akan memiliki hak akses. Sistem keamanan dan Hak Akses Arsip dibagi menjadi Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas dan Terbuka. Selanjutnya untuk pengawasan tahap II akan dilakukan audit ketersediaan arsip dan penyajian arsip aktif untuk kepentingan pengguna internal dan eksternal sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum Dan HAM Nomor 56 Tahun 2016 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Dan Hak Akses Arsip Dinamis,” lanjut Dedy Syahputra.
Selanjutnya dijelaskan pada tahap III dilakukan Pemeliharaan Arsip Unit Pengolah dan Unit Kearsipan, tahap IV dilakukan Penyusutan Arsip di Lingkungan Kemenkumham.
Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Kegiatan yang dilaksanakan secara daring di Ruang Rapat Kakanwil ini diikuti oleh Kepala Bagian Umum Irwan Rahmat Gumilar, Kepala Sub Bagian Kepegawaian, Tata Usaha dan Rumah Tangga, Wasis Teguh Sambodo serta Jajaran di bidang Arsiparis Kanwil Kemenkumham Banten. (Dede).
